شركت سروش ديتا، در راستای توسعه دوره های یادگیری الکترونیکی (E-learning) خود، اقدام به تولید دوره آموزشي بايگاني و مديريت اسناد به صورت یادگیری الکترونیکی (آموزش مجازی) نموده است. دوره آموزشی یادگیری الکترونیکی (E-Learning) بايگاني و مديريت اسناد قابلیت ارائه به صورت لوح فشرده و استفاده سامانه های آموزشي سروش دیتا را داراست.
دوره آموزشي بايگاني و مديريت اسناد كه توسط سروش ديتا به صورت یادگیری الكترونيكي (ELearning) ارائه مي‌گردد، اصول بايگاني و مديريت اسناد و مدارک اداری و فنی از مرحله ایجاد، دریافت، ثبت تا بایگانی مورد بررسی قرار گرفته است. با گذراندن اين دوره، كاربر با انواع سند، نحوه كدگذاري و پيگيري مكاتبات، مفهوم بايگاني و ارزش حفظ اسناد و تأثير استفاده از اطلاعات صحيح در تصميم‌گيري براي آيندة سازمان، آشنا مي‌شود.
دوره آموزشي "بايگاني و مديريت اسناد" شامل ۱۴ فصل به شرح زير است:
فصل اول : تاریخچه سند
فصل دوم : مدیریت ا سناد و شاخه های آن
فصل سوم: نامه های اداری
فصل چهارم: نظام های اداری امور دبیرخانه
فصل پنجم: تفکیک و توزیع نامه ها
فصل ششم: بایگانی مکاتبات اداری
فصل هفتم: اداره امور بایگانی و نظام های آن
فصل هشتم : روش های راهنمای بایگانی
فصل نهم: نحوه استفاده از پرونده ها واسناد بایگانی
فصل دهم: برگ شمار
فصل یازدهم: آرشیو منابع دیداری و شنیداری در صدا و سیما
فصل دوازدهم: مقررات امحاء و اوراق زاید
فصل سیزدهم: راهنمای بایگانی موضوعی سازمان
فصل چهاردهم: آشنایی با نرم افزار های جدید در عرصه دبیرخانه و بایگانی
سند و تعاریف مرتبط به آن و انواع آن از حیث درجه و آثار حقوقی شامل:
سند رسمی، عادی، و لازم الاجرا در ایجاد یک بایگانی صحیح راهنما است.
– تفاوت و تشابه سند اداری با سند قابل بایگانی را بنویسید.
– سند را از نظر حقوقی و قضایی تعریف کنید.
– انواع سند را نام ببرید.
– اسناد از نظر ارزش به چند طبقه تقسیم می شوند.
_ نحوه پیگیری مکاتبات را شرح دهد. نحوه کد گذاری را توضیح دهد.
بایگانی به مفهوم فن طبقه بندی، تنظیم نگهداری و حفاظت اسناد و مدارک، بر طبق روشی معین است به نحوی که در اسرع وقت و با کمال سهولت و با صرف حداقل هزینه، نیروی انسانی و وقت بتوان به آن اسناد دست یافت. روش های مختلف راهنمای بایگانی مانند: موضوعی، اسمی، تاریخی و .... را تعریف کند بدیهی است اتخاذ تصمیم در مقاطع زمانی مشخص و ارزیابی عملکرد پیشرفت برنامه ها نیاز به اطلاعات دارد و تصمیمات باید مبتنی بر اطلاعات قابل اعتماد باشد. بدون تردید در هر سازمان نگهداری و بهره برداری از اسناد و مدارکی که منبع اطلاعات مورد نیاز در تصمیمات هستند بستگی به استقرار نظام صحیح تنظیم اسناد و اجرای دقیق آن دارد و نبودن یک سیستم مدرن طبقه بندی، تنظیم و نگهداری اوراق و مدارک موجب اختلال در گردش مکاتبات و اجرای وظایف مربوط به آن سازمان میگردد. آشنایی با اصول و روش های بایگانی اداری و در نهایت امحاء اوراق غیر ضروری از اختلال در نظام اطلاعاتی سازمان جلوگیری می کند. آنچه که در این مجموعه بیان شده است با اندک تغییراتی در اکثر سازمانها و موسسات مورد استفاده قرارمی گیرند که با توجه به کیفیت و ماهییت کار و فرم تشکیلاتی آنها روش های مختلفی در بایگانی اسناد مشاهده می شود که با اصول عنوان شده در این جزوه مغایرت ندارند.

مولف: بهروز سلطانپور